19 Haziran 2010 Cumartesi

SAĞLIK BAKANLIĞI STOK YÖNETİMİ


Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanı Memet Atasever ‘Stok Yönetim Vizyonu’ hakkında Sağlık Dergisi’ne bilgi verdi.

Sağlık Bakanlığı stok yönetiminde temel amaç olarak, vatandaşların sağlık işletmelerince temin edilmesi gereken her türlü ihtiyaçlarını karşılanması olduğunu kaydeden Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanı Memet Atasever, vatandaş memnuniyetini en üst düzeyde tutmak olduğunu dile getirdi. Atasever, bu ihtiyaçları etkin bir şekilde karşılarken, kaliteli ürün temini, düşük stok düzeyi ve düşük maliyet temel öncelikleri olduğunu belirtti. İşletmelerdeki stok yönetimi nakit yönetimine paralel olarak risk yönetim mantığı ile yönetildiğini ileten Atasever, “Sağlık işletmelerinde bulundurulması gereken ürünlerin büyük bölümünün oldukça pahalı ve miatlı ürünler olup, bunların eskime ve demode olma riskinin yüksek olduğu unutulmamalıdır. Bu ürünlerin önemli bir özeliği de kullanıcılarına göre oldukça farklılık gösterebilmesidir. Bunların maliyetlerinin işletmelerin ödeme kabiliyetine göre de önemli değişikliler göstermesi diğer önemli bir husustur. Ayrıca fazla stok işletmelere depolama maliyeti, personel maliyeti gibi yeni yükler getirerek kaynakların etkin ve verimli kullanılmasını önlemektedir” dedi.
Sağlık işletmelerinde stok yönetimini, ihtiyaç tespitinden ödemelerin yapılmasına kadar birçok farklı aşamada çok iyi yönetilmesi gereken bir süreç olduğunu vurgulayan Atasever, ancak iyi işletmecilik uygulamaları ile gerçekleştirilebileceğini dile getirdi. Atasever şu bilgileri verdi: “Bu sürecin bütün aşamalarını, iyi yönetilmesi için neler yapılması gerektiğini ve Sağlık Bakanlığı işletmelerinde uyguladığımız stok politikasını, geliştirdiğimiz yeni tedarik yöntemleri ile birlikte şöyle sıralayabiliriz:

1.Aşama: Uygun Bir Stok Programı Kullanılarak Stok Kayıt Düzeninin Sağlanması:
Kontrol önemli bir yönetim fonksiyonudur. Bu açıdan stokların iyi yönetilebilmesi için kayıt altına alınması, giriş ve çıkışların düzenli olması ve kontrol edilebiliyor olması gerekir. On binlerce malzeme ve ilacın kullanıldığı sağlık işletmelerinde bu kontrol ancak uygun bir program vasıtasıyla yapılabilir. Sağlık Bakanlığı olarak işletmelerimizdeki stokları yönetebilmek ve kontrol edebilmek amacıyla Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS) diye adlandırdığımız web tabanlı bir stok programı kullanıyoruz. Bu program ile gerek merkez teşkilatı gerekse işletmelerimiz bütün ülkedeki Sağlık Bakanlığına bağlı kurumların stokları hakkında bilgi alabiliyorlar. Örneğin; Hakkâri Şemdinli Devlet Hastanesinde alınan bir aspirinin hangi tarihte kaç adet alındığını, hangi firmadan hangi fiyata alındığını ve yıllık ihtiyacının ne olduğunu, günlük ne kadar kullanıldığını biliyoruz. Bu bilgiler diğer hastanelerimiz tarafından da görülebiliyor. Bu şekilde bizim işletmelerimiz bir ürün için piyasanın hangi fiyattan oluştuğunu çok kolay tespit edebiliyor ve sağlıklı bir piyasa araştırması yapabiliyorlar. Bunların merkezden ve işletmelerimiz tarafından biliniyor olması bile önemli bir kontrol mekanizmasıdır.
Stokların kayıt altına alınması önemli olduğu gibi bunların giriş ve çıkışlarının da düzenli olması gerekir. Aksi takdirde bu kayıt düzeni de çok işe yaramayacaktır. Sağlık işletmelerindeki her türlü stok hareketlerinin düzenli olması, optimum stok yönetiminin temel şartlarından biridir. Bu giriş ve çıkışların optik okuyucular vasıtasıyla otomatik yapılması ve anlık izlenmesi tercih edilmelidir. İşletmelerde ara depo, laboratuar deposu, servis deposu gibi depolar çok az kullanılmalı kullanım mecburiyeti olması durumunda bile buralar ana depoya bağlı alt depolar olarak tanımlanmalı ve kesinlikle buraya verilen ürünler kullanılmış gibi çıkış yapılmamalıdır. Bu giriş ve çıkışların mali tabloların sağlıklı bir şekilde üretilmesinde önemli bir rol oynadığı unutulmamalıdır. Kullanılmadığı halde çıkış yapılan ürünlerin işletmenin giderlerini olduğundan fazla göstereceği kullanıldığı halde çıkış yapılmayanların ise giderleri olduğundan az gösterecektir. Dolayısıyla bilanço ve gelir tablosu gibi işletmelerin mali gücünü ve performansının gösteren temel mali tabloların hatalı oluşacağı da dikkate alınmalıdır. Hatalı mali tablolarla sağlıklı bir işletme analizi yapılamaz.

2.Aşama: İhtiyaçların Sağlıklı Olarak Tespit Edilmesi:
Stok yönetiminin en önemli unsurlarından biri de ihtiyaçların sağlıklı olarak tespit edilmesidir. İhtiyaçların sağlıklı olarak tespiti bir işletmenin her hangi bir ürünü bir yılda ne kadar kullanacağını bilmesi ile mümkündür. Bu da stokların kayıt altına alınması ile ve stok hareketlerinin düzenli olması ile mümkündür. İşletmelerin, ihtiyaçlarını sağlıklı bir şekilde tespit etmeden bu ürünleri tedarik sürecini başlatması, depolarda miadının dolmasını bekleyen, yıllardır hiç hareket görmeyen yüzlerce ürünle karşılaşması sonucunu doğuracaktır.
İhtiyaçların sağlıklı tespit edilmemesi, alternatif ürünlerin yeterince araştırılmaması ve fayda maliyet analizlerinin yapılmaması işletme maliyetlerini de olumsuz etkilen faktörlerden biridir.
Bütün bu yanlışların sonucu nakit darboğazına düşen bir işletme olarak karşımıza çıkacaktır. Bir tarafta parası ödendiği halde yılardır kullanılmayan ürünler bir tarafta ödemeler geç yapıldığı için yükselen stok maliyetleri kaçınılmaz olarak işletmelerin nakit akışının bozulması sonucunu doğurur.

Bu hataları yapmamak için Sağlık Bakanlığı olarak işletmelerimizde ihtiyaçları sağlıklı bir şekilde tespit eden İhtiyaç Tespit Komisyonları oluşturulmasını istiyoruz. İhtiyaç Tespit Komisyonları, gereksiz bürokrasi oluşturmayacak şekilde çalışarak işletme ihtiyaçlarının her yönden sağlıklı bir şekilde tespit edilmesini sağlayacaklardır. Bu komisyonlar teminine karar verilen bir ürünün sadece ne kadar satın alınacağına değil bunun geri ödeme kurumları tarafından ödenip ödenmediğine ve en fazla hangi fiyattan satın alınabileceğine de karar vereceklerdir.
Bu komisyon ayrıca alternatif ürünleri de araştırarak ihtiyacın daha düşük maliyetlerle karşılanmasının mümkün olup olmadığına da karar vereceklerdir. Tabi ki hizmet sunumu için gerekli olup olmadığı da oldukça önemlidir.
İhtiyaç Tespit Komisyonlarının işletmelerimizde ilgili başhekim yardımcısının başkanlığında ilgili hastane müdür yardımcısı ve konusuna göre eczacı, başhemşire, taşınır kontrol yetkilisi vb. kişilerden oluşmasını öneriyoruz. Komisyona temin edilecek ürünlerin özelliğine göre uzman kişilerden de katılım sağlanmalıdır.

3.Aşama: İhtiyaçların Tedarik Edilmesi:
İhtiyaçların sağlıklı olarak tespit edilmesinden sonra yapılacak işlem ihtiyaçların her hangi bir gecikmeye mahal vermeden tedarik edilmesidir. Burada işletmelerin İhale sürelerini ve ihalelerine karşı oluşabilecek bir itiraz halinde nasıl hareket edeceklerini de planlamaları gerekir.
Sağlık Bakanlığı olarak 1 Ocak 2010 tarihinden itibaren sürekli kullanılan ürünler için işletmelerimizi en fazla 3 aylık stok miktarı ile sınırlandırdık. Yani işletmelerimiz kullanacağı bütün ürünlerde azami stok miktarı yıllık ihtiyacının ¼’dür. Buradan işletmelerimizin ihalelerini 3 ayda bir tekrarlayacakları anlamı çıkarılmamalıdır. İhtiyaçlar yine eskisi gibi 1 yıllık veya çerçeve alımla 1 yıldan uzun süreli temin edilecek ancak pey der pey teslim yöntemi kullanılarak depolarda 3 aylık ihtiyacın üstünde stok bulundurulmayacaktır.
Sağlık Bakanlığınca ihtiyaçların tedarik edilmesi ile ilgili olarak geliştirilen yöntemler:

Kamu Sağlık Hizmet Sunucularından Temin:
İhtiyaçların rahatlıkla temin edilebilmesi ile ilgili olarak Sağlık Bakanlığı olarak son yıllarda birçok yöntem geliştirdik. İlk olarak Kamuya bağlı bütün sağlık hizmet sunucularının ihale yapmadan birbirlerinden doğrudan mal ve hizmet alabilmelerinin önünü açtık. Bununla ilgili yönetmelik 7 Şubat 2009 tarihinde 21134 sayılı resmi gazetede yayımlandı. Bu yönetmeliğe göre Kamuya ait sağlık hizmet sunucuları kurumların ihtiyacı olmayan fakat bir türlü ihtiyaç üstü satın alınmış ürünleri birbirlerine doğrudan satabilmelerine imkân sağladı. Bununla Kamu sağlık hizmet sunucuları depolarındaki atıl ürünleri tüketebiliyorlar.

Stok Fazlası Ürünlerin Temini:
Sağlık Bakanlığı olarak azami stok miktarını 3 ayla sınırlandırarak işletmelerin depolarında olup 3 aylık ihtiyaçları üzerinde bulunan ürünlerin program vasıtasıyla diğer işletmelerin kullanımına sunduk. Buna göre işletmelerimiz diğer kurumlarımızdan stok fazlası sorgulama yapmadan ihaleye çıkamıyorlar. İhtiyaçlarını öncelikle diğer kurumlarımızdan temin etme cihetine gidiyorlar. Bu uygulama ile 2009 yılında 128 milyon TL civarında ürün kurumlarımız arasında el değiştirerek nakit ihtiyacı önemli ölçüde azaltılmış oldu.

İhtiyaç Fazlası Ürünlerin Temini:
İhtiyaç fazlası ürünler stok fazlası ürünlerden farklı olarak işletmelerce her hangi bir şekilde temin edilmiş fakat yakın bir gelecekte kullanılması mümkün görülmeyen veya miadı dolma veya bozulma riski olan ürünlerdir. Bu ürünlerin ihtiyacı olan kurumlarımıza hiçbir bedel gözetilmeden devredilmesi kuralını getirdik. Bu sayede Sağlık Bakanlığına bağlı işletmelerde bir türlü temin edilmiş olup kullanılamadığından dolayı zayi olabilecek veya atıl olarak bekletilen ürünlerden dolayı oluşacak riski önemli ölçüde azalttık. . Bu uygulama ile 2009 yılında 88 milyon TL civarında ürün kurumlarımız arasında el değiştirerek nakit ihtiyacı önemli ölçüde azaltılmış oldu.

İllerde Stok Koordinasyon Ekipleri ve İl Stok Havuzları Oluşturuldu:
İllerde ilin bütün stokları kontrol eden ve gerektiğinde kurumların ihtiyaçlarını dışarıdan satın alma yapmadan karşılayan stok koordinasyon ekipleri oluşturuldu. Bununla birlikte ildeki işletmelerdeki bütün stoklar il stok havuzu olarak değerlendirilerek bu stok koordinasyon ekibinin emrine verildi. Bu uygulamalarla ilgili olarak 2009 yılında 2300 personele eğitim verildi.

Küçük Hastanelerin İhtiyaçlarının Büyük Hastanelerce Karşılanması:
Düşük bütçeli olan ve satın alma kapasitesi yetersiz olan hastanelerin ihtiyaçlarını büyük bütçeli ve satın alma kapasitesi güçlü hastanelerce karşılanması kuralını getirdik. Bununla hem küçük kurumlarımızı rahatlattık hem de satın alma sayımızı düşürdük. Bu uygulamalarla daha yüksek miktarlarda toplu alım yaptığımız için stok maliyetlerimizde azaldı. Bu uygulama ile İlaç ve tıbbi sarf malzemesi satın alan hastane sayısı 835’den 416’ya indirilmiştir.

Çerçeve alım Yöntemi ile Toplu Satın Almalar:
Çerçeve anlaşmalar kamu alımları açısından önemli bir dönüm noktasıdır. Bu yöntem ilk olarak ve yaygın bir şekilde Sağlık Bakanlığında uygulanmaya başladı. Bu uygulamalarla bütün illerde il düzeyinde çerçeve alım yöntemi ile toplu alımlar 2009 yılının ikinci yarısında başlatıldı ve uygulanıyor. Çerçeve alım yöntemiyle yapılacak toplu alımlar açısından İstanbul 10 bölge Ankara iki bölge diğer iller ise tek bölge olarak değerlendirildi. 24 Nisan 2010 tarihi itibariyle 452 çerçeve anlaşma ihalesine çıkılmış olup bunların 152’si sonuçlandırılmıştır.
Sağlık Bakanlığınca yeni geliştirilen tedarik yöntemleri ile İhalelere katılımlar ve rekabet artırılmış, bürokratik işlemlerin azaltılması yanında 2009 yılında yapılan ihale sayısı bir önceki yıla göre yüzde 25 civarında (4.389 adet) azaltılmış olup azaltılan bu ihalelerden sadece 11 milyon TL civarında ilan ücretlerinden tasarruf sağlanmıştır.

4.Aşama: Borçların Zamanında Ödenmesi:
Sağlık Bakanlığı olarak gerek stok yönetiminde yaptığımız düzenlemeler gerekse yeni geliştirilen tedarik yöntemleri ile borçları ödeme süremizi oldukça düşürdük. Hedefimiz bütün işletmelerimizin finansal yapısını, borçlarını en geç 90 gün içerisinde yapabilecek duruma getirmektir. Bunun için düşük stokla çalışma prensiplerini geliştirdik. Finansal risk analizine göre işletmelerimizi yakından takip ediyoruz. Mali performans kriterleri geliştirdik bunları kurumsal bazda ve yöneticiler için uygulamaya başladık.
Bu uygulamalarımıza paralel olarak firmalara, 2008 yılı sonunda 1 milyar TL civarında borcumuz, 2009 yılı sonunda 500 milyon TL’nin altına gerilemiş olup bugün ise 200 milyon TL civarındadır.

Sağlık Bakanlığı olarak stok yönetimi alanında yaptığımız çalışmaların 2009 yılı sonuçları, izlenen politikaların ve yapılan işlerin ne kadar doğru olduğunun en bariz göstergeleridir.”

Hiç yorum yok:

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...